Folgende Risiken drohen jedem Unternehmen mit angeschlossenem Fuhrpark:

• Jede Firma mit schweren Nutzfahrzeugen muss die Lenk- und Ruhezeiten gemäß Fahrpersonalverordnung (FPersV) oder EU-Richtlinie 2002/15/EG einhalten, aufzeichnen und für eine gewisse Zeit archivieren. Die Fuhrparkleiter müssen spätestens alle 28 Tage die Daten der Fahrerkarte und alle 90 Tage die Daten der Fahrzeugeinheit herunterladen. Bei Verstößen muss der Unternehmer den Fahrer darauf hinweisen, andernfalls drohen bis zu 250,- Euro Geldbuße. Häufig kommt es hier zu groben Fehlern, weil Daten noch händisch und dadurch selten pünktlich ausgelesen werden oder den Verantwortlichen das Knowhow im Umgang mit der Archivierungssoftware fehlt. Oft ist diese Technologie zudem veraltet. Die Mitarbeiter der Landratsämter schauen dann meist noch genauer hin und prüfen zusätzlich – anders als auf der Straße – die Einhaltung der Pflichten der Fuhrparkverantwortlichen. 
• Fahrer müssen mittels Zeitgruppenschalter selbst dokumentieren, ob sie etwa Pause machen, entladen und gerade nicht fahren. Gerade bei älterer Technik kommt es häufig zu Verstößen, denn viele Fahrer können diese Geräte nicht richtig bedienen. Dabei sind die Strafen für Bedienfehler oder ausgelassene Dokumentationen horrend – und angesichts moderner Technologie völlig überflüssig. 
• Streng kontrolliert werden auch die Ladungssicherung, Mautvorschriften oder das Arbeitszeitgesetz. In vielen Onboard-Units (OBU) bleiben beispielsweise die Mautsätze aus neuen Regelungen unberücksichtigt. Wird im Rahmen einer Kontrolle im Unternehmen das Arbeitszeitgesetz kontrolliert und werden Verstöße festgestellt, haftet das Unternehmen – und nicht der Fahrer. Im schlimmsten Fall, etwa bei mehreren Verstößen gegen die Fahrpersonalordnung, kann es sogar zum Verlust der Zulassung zum Güterkraftverkehr kommen. 
• Angebotsbestätigungen, Lieferscheine, Frachtbrief: Häufig werden solche Dokumente noch in Papierform ausgestellt und verwendet. Zur Folge hat das einen vermeidbaren Papierkrieg zwischen Transportunternehmen, Fahrer und Empfänger. Dokumente müssen aufbewahrt und mitgeführt, Unterschriften eingeholt und anschließend gescannt und Originale per Post verschickt werden. Risiken sind Zeitverluste, ein überflüssiger Aufwand und viele Gelegenheiten, wichtige Dokumente zu verlegen oder zu verlieren. 
• Verantwortliche für den Fuhrpark müssen die Führerscheine ihrer Flottenfahrer regelmäßig kontrollieren – manuell oder automatisch. Wer das unterlässt oder vergisst und ein Fahrer ohne „Pappe“ erwischt wird, macht sich als Fahrzeughalter selbst strafbar. Und klar: Die Haftpflichtversicherung wird entsprechend reagieren, wenn ein Fahrer einen Unfall ohne gültige Fahrerlaubnis begeht. 
• Standardisierte Schulungsmodule sind oft unzureichend, um für vertiefte Kenntnisse über die Lenk- und Ruhezeiten und die Bedienung der digitalen Tachographen zu sorgen. Alleine der Wechsel von einem alten auf ein neues Fahrzeug mit modernem Kontrollgerät kann den Fahrer schnell überfordern. Hinzu kommt, dass auch die Verantwortlichen oft nur mangelnde Kenntnisse besitzen und das Personal nicht angemessen schulen können.
• Die als „Todsündenliste“ bekannte EU-Verordnung 403/2016 gibt Risikoklassen vor, nach denen Verstöße im gewerblichen Güterkehr und deren Häufigkeit bewertet werden, um die Zuverlässigkeit der Unternehmen und des Verkehrsleiters zu überprüfen. Sie listet insgesamt rund 130 Zuwiderhandlungen auf und unterscheidet zwischen drei verschiedenen Schweregraden. Zu den schwerwiegenden Verstößen gehören demnach Überschreitungen der wöchentlichen Höchstarbeitszeit oder defekte Feuerlöscher. Sehr schwerwiegende Verstöße sind z. B. fehlende Schulungsbescheinigungen, mangelhafte Ladungssicherung oder Verstöße gegen die Tachographenverordnung. Zu den schwersten Verstößen zählen etwa fehlende Kontrollgeräte, Fahrerkartenbetrug oder der nicht vorschriftsgemäße Transport gefährlicher Güter. Je nach Gesamtpunktzahl werden die Unternehmen als Betriebe mit erhöhtem Risiko eingestuft. Mögliche Folge ist eine erhöhte Kontrolldichte oder im schlimmsten Fall sogar die Aberkennung der Transportlizenz. 

Digitalisierung, mangelnde Kompetenz, komplexe Vorschriften: Diese Entwicklung überrollt jeden, der sie verschläft. Wer sich jetzt nicht umfassend informiert, verhält sich wie ein Sonnenanbeter, der solange ungeschützt in der Sonne badet, bis er sich die Haut verbrannt hat. Alles in allem ist der lückenbehaftete Umgang mit Daten ein finanzielles Pulverfass!